Workflow: Conhecendo e aprendendo

escritorio-de-advocacia-necessidades-basicas
Prioridades de um escritório de advocacia
18 de novembro de 2016
Programa de workflow para advogados
Workflow: Qual programa usar?
18 de novembro de 2016
workflow-advogados-escritorios-advocacia

Veja um pouco sobre o que é workflow e de que forma isso ajuda na gestão da sua empresa.

Muito se fala sobre workflow nos dias atuais, mas sem muito saber sobre ele.  Do inglês, dividindo as palavras “work” e “flow”, temos trabalho e fluxo, na tradução livre “fluxo de trabalho”.  Pergunta irônica: Para que haja um workflow, o que um workflow tem que ter?

Com a tecnologia avançando, planejamentos bem estruturados e facilmente entendíveis tendem a tomar um espaço maior em um fluxo de trabalho, sendo assim, um workflow tem que ser algo simples e ágil.  Para que algo ágil possa existir, uma automatização seria um tiro certo em direção à evolução, pois a produtividade aumentaria, custos diminuiriam, a gestão de processos se tornaria maior.  Porém, apesar dessa automação ser prevista por diversas empresas, nem sempre pode ser o melhor caminho devido a atenção que o processo demanda.  Automatizar parte dos procedimentos ou todos eles poupa o tempo de quem lida diariamente com diversos processos, porém a escolha do workflow a ser estruturado pelo escritório precisa receber uma atenção especial.  Com três modelos possíveis, o responsável pela equipe pode escolher entre o Workflow Ad hoc, o Workflow  Administrativo e o Workflow  de Produção, veja as características destes logo abaixo:

WorkFlow Ad hoc – Nesse tipo de processo não existe um padrão de movimentação de informação que tenha sido feito anteriormente.  O tipo de tratamento nesse tipo de workflow, não é automatizado e é ideal para pequenos grupos de profissionais, que, no geral, precisam de uma solução rápida.

Workflow Administrativo – Nesse workflow, processos previsíveis e repetitivos são realizados.  Por outro lado, suas tarefas têm regras de coordenação simples.  Em um jornal, artigos são distribuídos entre três revisores.  Após sofrer revisão, os três artigos passam por uma combinação e então são enviados para a editoria.

Workflow de Produção – Envolve os processos repetitivos do workflow administrativo e a coordenação automatizada, também podendo ser manual, do workflow Ad hoc.  Workflows de produção têm informações mais complexas que por vezes devem gerar acesso a diversos sistemas de informação, logo, esse tipo de workflow é designado para processos mais críticos.

Após fazer a escolha de gestão a ser realizada em seu escritório, o serviço de uma organização na divisão de funções.  Por exemplo, o funcionário 1 deve ficar responsável pelo procedimento A, enquanto o funcionário 2 deve realizar o procedimento B e o funcionário 3 deve ficar responsável pelo procedimento C.  Os funcionários 1, 2 e 3 seguem ordens do funcionário 4, que obedece ao funcionário 5, enquanto este é supervisionado pelos funcionários 6 e 7.  Cada funcionário dentro do diagrama tem uma função pré-definida, nem que a função seja recolher o dinheiro.  Cada um, apenas com uma função.

Para acompanhar essas funções e ainda acompanhar os arquivos produzidos dentro do escritório, é aconselhável a contratação de um Workflow Management System, um programa que coordene a equipe, as funções e o material de uma vez só.  Seguindo esses passos, seu escritório está se encaminhando para um bom método de aprimoramento no trabalho.

1 Comentário

  1. […] certamente sabe que o workflow tem categorias, se não sabe, leia essa matéria sobre tipos de workflow e nós lhe falaremos sobre.  Leu?  Ótimo, agora que você já sabe sobre as diferenças de […]

Deixe uma resposta

%d blogueiros gostam disto: